一张思维导图教你巧妙整理资料

如何对资料进行分类整理?

首先要认识的是我们的电脑系统,对系统进行大的区间分类:

我们的系统一般建议分五个区间,就是五个盘,如果没有五个盘的怎么办?比如有些公司就只有一个C盘的,那么也没有关系,可以在C盘下面建立四个不同的文件夹,进行分类管理。不过还是郑重的说一下,如果只有一个C盘是极其危险的,除非你有网络服务器,否则要是哪天系统崩溃了,那么就凉凉了。所以建议不要将你的工作和学习以及你的个人文件放在系统盘,特别是桌面,因为电脑的桌面也是系统C盘的哦。所以,预防万一总是没错的。

那么该怎么划分区间呢?我们可以将系统盘分为,工作盘,学习盘,休闲娱乐盘,这样的话就很是清晰明了了。而工作盘比较特殊,需要根据你的职业来定了,不同的职业工作的内容不尽相同,所以跟随自己的喜好来分了。学习盘也可以根据你自己学习的爱好来进行细致划分的,要求就是做到条理清晰明了,方便文件查阅。而休闲娱乐盘,基本也就是你的个人资料,照片啊,音乐啊,还有就是你下载的一些其余文件了,这些分类完之后呢,你会感觉赏心悦目。

所有的分类整理的目,都是为了我们的工作能够有更高的效率,不会导致文件重复,傻傻分不清哦。

前面的篇幅讲的是硬盘区域的划分,确保了不同性质的文件不至于产生交集,那么接下来,就来聊聊用哪些法则来帮助我们梳理工作文件,学习文件和个人文件了。

方法一:数字编码法

这个通用性最广,亲测好用。这是小编在给公司做产品编码规则的时候发现的,就是将所有的文件做个编码规则表,用字母数字来代表含义。类似于产品手册编码,只是对象换成了我们的文件而已,步骤见下面导图。重点要记得及时更新清单,以便后面检索所用,这个原则特别适用于文员以及标准话作业的管理工作者,所以可以试试哦。

方法二:按文件类型分类

我们所有的文件都是有类型的,比如office的文档类型,word,excel,ppt等,还有PDF,图片,音乐,视频,PSD等。但是呢,这种方法只使用于普通类的资料整理,不能应用于系统盘文件整理和安装的程序盘文件整理,因为那样有可能会让你的系统在文件分类后产生崩溃的风险,切记!切记!

方法三:对象分类

对象分类基于我们接触的对象是谁,基本上我们接触的是同事之间的交流文件,包括各个部门,各种类型的。所以我们可以按照部门划分,只要和你产生交集的就建立一个分支,这样就便于分类管理了。第二个就是按照客户来划分,对我们的客户先建立一个清单,对客户进行分类识别,不同的客户基本上存放文件的类型都是相似的,所以这个是相对来说比较简单的。第三个就是按供应商的交流文件类型进行划分,确保沟通文件的准确性。


文章来源:https://www.edrawsoft.cn/mindmaster/zhengliziliao

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